ビジネス英語の打ち合わせ完全マニュアル：会議進行から資料作成まで

グローバル化が進む現代、英語での打ち合わせが求められる場面が増えていますよね。海外拠点や外国人クライアントとのやり取りはもちろん、社内公用語を英語にしている企業も少なくありません。しかし、実際に英語で打ち合わせをしようとすると、「日程調整から司会進行、議事録作成まで全部英語でこなせるか不安…」と感じる方も多いのではないでしょうか。

本記事では、ビジネス英語初心者でも実践しやすいフレーズやコツを網羅的にご紹介します。事前準備から当日の進行、フォローアップまで、英語での打ち合わせをスムーズに行うためのポイントをじっくり解説していきますので、ぜひ最後までご覧ください。

ビジネス英語の打ち合わせを行うメリットと課題

英語での打ち合わせを行うことは、単なる言語スキル向上にとどまりません。グローバルな人脈の構築や、海外プロジェクトへの参加機会の拡大など、多くのメリットがあります。自分の考えをダイレクトに海外の関係者へ伝えられるようになることで、ビジネスチャンスがぐっと広がるでしょう。

一方で、英語での打ち合わせには課題も付きまといます。特に以下のような悩みを抱える方が多いのではないでしょうか。

• 英語での日程調整や場所確定がスムーズにできるか不安
• 会議冒頭の挨拶や自己紹介など、初歩的な英語表現に自信がない
• 専門用語や業界用語を誤って使い、誤解を生まないか心配
• 英語でのディスカッションが白熱すると、相手の発言が聞き取れなくなる

こうした不安要素にしっかり対策を講じておけば、ビジネス英語の打ち合わせは驚くほどスムーズに進行できるようになります。

事前準備編：打ち合わせの日時・場所調整からアジェンダ作成まで

打ち合わせの日程・場所を英語で調整するフレーズ

打ち合わせを行うにあたって、まずは日程と場所を確定させる必要があります。英語での日程調整は、ビジネス上のやり取りで頻出です。ここでは基本的なフレーズを押さえておきましょう。

• Could we schedule a meeting on [date]?
  「[日付]に会議を設定できますか？」
• Would you be available at [time] on [date]?
  「[日付]の[時間]にお時間はありますか？」
• Let’s confirm the venue. Is [location/online] convenient for you?
  「会場（またはオンライン）の確認をさせてください。[場所/オンライン]でよろしいでしょうか？」

短くシンプルに伝えることで、誤解や二度手間を防ぎやすくなります。可能であればチャットツールやメールの本文に複数の候補日時を提示すると、相手も返答しやすくなるでしょう。

アジェンダを英語で作成するポイント

打ち合わせの目的や主な議題をあらかじめ共有しておくと、当日の進行が格段にスムーズになります。英語でアジェンダを作成する際は、見出しをはっきりさせて簡潔にまとめるのがコツです。

• Agenda: 会議の目的、主なトピック
• Key Topics: 最重要の議題や課題
• Action Items: 打ち合わせで決定すべき事項や担当割り振り

特に海外クライアントや本社との打ち合わせでは、現地のタイムゾーンや文化的背景を考慮してアジェンダを調整することも大切です。

会議当日編：冒頭の挨拶・自己紹介からスムーズな進行まで

会議の冒頭で使う英語挨拶フレーズ

相手の参加に対するお礼や、会議の開始を告げる一言をしっかり述べるだけでも、打ち合わせの雰囲気は大きく変わります。

• Thank you for joining today’s meeting.
  「本日の打ち合わせにご参加いただきありがとうございます。」
• Let’s get started.
  「それでは始めましょう。」

挨拶にプラスして、会議の目的や所要時間を短く伝えると、参加者全員が同じゴールを認識しやすくなります。

自己紹介をスムーズに行うための表現

はじめてのメンバーがいる場合は、一言でいいので自己紹介を入れておくと良いでしょう。自分の役職や業務内容を簡潔に伝えるフレーズをいくつか覚えておくと安心です。

• I’m [Name], in charge of [Role].
  「私は[名前]と申します。[担当業務]を担当しています。」
• My role here is [Role], so I’ll be coordinating today’s discussion.
  「私の役割は[担当業務]ですので、本日の議論を進行させていただきます。」

「すべて完璧に言わなければ」と思わず、まずは要点を伝えられれば十分です。

司会進行に役立つ英語フレーズ

打ち合わせを円滑に回すには、時間管理や発言のコントロールが欠かせません。以下のような進行役の定型文を押さえておくと役立ちます。

• Let’s move on to the next topic.
  「次の議題に移りましょう。」
• Could we hear your thoughts on this matter?
  「この件についてご意見をいただけますか？」
• We have about 10 minutes left, so let’s wrap up this discussion.
  「残り約10分ですので、この議論をまとめましょう。」

進行役が明確な指示や時間配分を示すことで、会議全体がスムーズに進み、参加者の集中力も維持しやすくなります。

議論を深める英語表現：相手の意見を引き出し、合意形成する方法

英語で意見・提案をわかりやすく伝える

議題を進める上で、自分の意見を明確に伝えることはとても大切です。まずはシンプルな言い回しから始め、補足説明を少しずつ付け加えていきましょう。

• I suggest ～. / I propose ～.
  「～を提案します。」
• This could help us reduce costs by 10%.
  「これによりコストを10%削減できる可能性があります。」

数字や具体的な事例を挙げると、より説得力が増します。

相手の意見をうまく引き出す質問・確認フレーズ

議論を一方向ではなく双方向に展開するためには、相手の意見を上手に促すフレーズも必要になります。

• What do you think about ～?
  「～についてどう思いますか？」
• Could you clarify what you mean by ～?
  「～とは具体的にどういう意味でしょうか？」

これらの質問は、議論を広げつつ誤解を減らす効果があります。打ち合わせの目的が合意形成なら、積極的に問いかけを行いましょう。

専門用語や業界用語を正確に使うコツ

英語のビジネス打ち合わせで苦労しがちなのが専門用語や業界用語です。IT用語やマーケティング用語、金融用語など、業界によって異なる専門知識が求められます。
事前に用語集を作成したり、チェックしたりしておくと、自信を持って発言できるようになります。

議論をまとめる英語フレーズ

最後に、会議全体の結論や次のステップを明確にするフレーズです。

• To summarize our discussion, ～.
  「議論をまとめると、～です。」
• Let’s finalize this point.
  「この点を確定させましょう。」

この段階でアクションアイテムや担当者、期限などを明確にしておくと、その後のフォローアップがスムーズになります。

円滑なコミュニケーションのためのマナーとリスニング力アップ

失礼にならない言い回しやトーンの注意点

英語は日本語以上に「丁寧さ」を表す表現が豊富です。たとえば、「Could you please ～?」「Would you mind ～?」といった形を使うと、依頼が柔らかい印象になります。

また、相手の文化的背景を考慮したコミュニケーションも重要です。たとえば、欧米の文化圏では、結論を先に述べる「結論ファースト」が好まれることが多いです。一方、アジア圏では背景説明を重視する場合もあります。こうした点を理解しておくと、打ち合わせ中のトーンが的外れになりにくいでしょう。

英語が聞き取れなかったときの対処法

ディスカッションが熱を帯びると、英語のスピードについていけなくなることもあります。そのような場合、遠慮なく「聞き直し」フレーズを使いましょう。

• Could you repeat that, please?
  「もう一度言っていただけますか？」
• I’m sorry, I missed that.
  「申し訳ありません、聞き逃してしまいました。」

英語のリスニングは量と質を両方重ねることで向上します。日頃からリスニング教材を用いて耳を慣らしておくと安心です。

もし、自分のリスニング力に不安を感じる方には「シャドーイング」がおすすめです。シャドーイングはお手本の音源から1~2語遅れて追いかけるように発話するトレーニングで、リスニング力とネイティブに伝わりやすい発音を手に入れることができます。

オンライン打ち合わせで気を付けたい英語マナー

オンライン会議では、画面共有やチャット機能を使う機会が増えます。その際の礼儀作法や英語表現も知っておくと便利です。

• Could you see my screen?
  「画面は見えていますか？」
• Please let me know if you have any trouble with the connection.
  「接続に問題があればお知らせください。」

また、マイクのオン・オフやカメラの使用に関しては、事前にルールを共有しておくとトラブルを未然に防げます。

打ち合わせ後のフォローアップ：英語で議事録作成・共有＆メール対応

議事録を英語で作成するコツ

議事録は「あとから何を決めたか」「誰が何をするか」を確認するための大切な資料です。英語で議事録を作成するときは、構成を定型化しておくと効率的です。

• Agenda: 当初設定した議題
• Discussion: 主な議論内容
• Conclusion: 結論や決定事項
• Action Items: 今後のタスクと担当者

議事録を箇条書きにすると読みやすくなります。英語で書く際も、簡潔でポイントを押さえた文にまとめるのがコツです。

フォローアップメールを英語で書くポイント

打ち合わせ後に、お礼や次のステップを確認するフォローアップメールを送るのは重要なビジネスマナーです。

• Thank you for your time today.
  「本日はお時間をいただきありがとうございました。」
• As discussed, we will proceed with ～.
  「打ち合わせの内容に基づき、～を進めます。」

締めの挨拶として、「If you have any questions, feel free to let me know.（何かございましたら遠慮なくお知らせください）」などを書き添えておくと、相手からの問い合わせがスムーズになるでしょう。

さらなるステップアップ：英語での打ち合わせスキルを伸ばす学習法

緊張や不安を克服するための英語学習

英語での打ち合わせを怖いと感じるのは、誰しも最初は当たり前です。まずはロールプレイやシャドーイング学習などを取り入れることをおすすめします。実際に声に出して英語を使う時間を増やすことで、徐々に発言に慣れていくことができます。

打ち合わせ資料やプレゼン資料を英語で強化する方法

会議の資料を英語で用意する際は、要点をシンプルにまとめるのが基本です。

• 箇条書きと見出しを多用して、視覚的に情報を整理
• グラフや図表など、イメージで伝わりやすい資料を活用

プレゼン資料も同様に、「結論→理由→具体例→結論」のようにストーリー構成を意識すると、英語圏の人々にもわかりやすいプレゼンになるでしょう。

ネイティブのような自然な英語表現を身につける

最終的には、ネイティブスピーカーと違和感なくやり取りできるレベルを目指す方もいるでしょう。イディオムや句動詞、慣用表現を覚えることで会話に自然さが加わります。

たとえば、「touch base（連絡を取る）」「on the same page（意見が一致している）」など、ビジネスシーンでよく使われる表現は事前に覚えておくと便利です。

ビジネス英語の打ち合わせで楽に聞き取れるようになりたいなら

英語での打ち合わせでリスニングの不安をなくしたい方は、シャドーイング特化型アプリ「シャドテン」の活用がおすすめです

前述したように、シャドーイングはリスニングと発音の向上におすすめの学習法です。しかし、正しく行わないとあまり効果を感じづらいのも事実です。

シャドテンなら、プロが英語特有の音声変化を中心に毎日あなたの音声を添削してくれ、良かった点と改善点を具体的にフィードバックしてもらえるので、的確に弱点を補強でき、「正しいシャドーイング」をサポートしてくれます。
さらに、シャドテンでは4つのアクセントや1000以上の教材が揃っているので、自分の興味や業界に合った素材を選んでトレーニングが可能です。

AB再生やスピード調整、スクリプトの表示切り替え機能なども充実しているため、スマホひとつで効率的にリスニング・発音力を鍛えられます。「実践的な英語力をすばやく身につけたい」という方には、まさにぴったりのツールと言えるでしょう。

まとめ

英語での打ち合わせは、日程調整やアジェンダ作成、実際の会議進行からフォローアップメールまで、多岐にわたるスキルが求められます。最初はハードルが高いと感じるかもしれませんが、基本的なフレーズを理解し、しっかり事前準備を行えば、驚くほどスムーズに進むものです。

実践力を高めるうえで大切なのは、継続的な学習と経験。特にシャドーイングのトレーニングは、リスニング力とスピーキング力を効率よく伸ばしてくれる手法として注目されています。
「もっと早くビジネス英語での打ち合わせをマスターしたい」「海外のクライアントとも対等にやり取りしたい」という方は、ぜひシャドテンをチェックしてみてください。プロによる毎日の添削と豊富な教材を活用すれば、英語での打ち合わせが今よりずっと楽に、そして確実に成功へと近づけるはずです。

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