ビジネス英語で要望を伝えるコツはズバリ配慮と明確さ！フレーズ付き

業務の多国籍化が進むいま、「伝えたはずなのに伝わらない」という悩みは尽きません。

たとえ英語であったとしても、相手の立場や状況に配慮しつつ要望を正確かつ簡潔に示す――これこそがビジネス英語の肝です。

この記事では、要望をうまく伝えるためのポイントと、場面別に使えるフレーズを紹介します。読み終えるころには、相手に負担をかけずに意思を通すコツが身につき、グローバル案件も前より少し自信を持って進められるようになるでしょう。

要望を英語で伝える重要性

要望が曖昧だと、納期遅延や品質低下などのリスクが高まります。

特に英語では、日本語の感覚で若干遠回しの表現をしてしまうと誤解を招きやすく、結果として双方のストレスが増大します。だからこそ「配慮 ＋ 明確さ」が不可欠です。

配慮は相手との信頼を築き、明確さは齟齬を防ぎます。両者を両立させることで、タスクはスムーズに進み、生産性も向上します。

コミュニケーション手段別 要望英語表現

メール、電話、会議、チャット、フォーマル文書とコミュニケーション手段ごとに最適なトーンと語彙は異なります。以下では各チャネルの特徴と具体例を押さえ、即実践できる形で紹介します。

メールで丁寧に要望を伝える

日付や証跡を残せるメールでは、丁寧さと具体性がカギです。

英文フレーズ	和訳
Could you please provide the revised schedule by Friday noon?	金曜正午までに改訂スケジュールをご提出いただけますか。
I would appreciate it if you could extend the deadline by two days.	締切を2日延長していただけると幸いです。
May I ask you to share the latest budget breakdown?	最新の予算内訳をご共有いただけますでしょうか。
Could you kindly grant me access to the project folder?	プロジェクトフォルダへのアクセス権付与をお願いできますでしょうか。
Please let me know if any additional documentation is required.	追加の書類が必要な場合はお知らせください。

電話で依頼内容を的確に伝える

声のトーンが伝わる電話では、結論先出しとキーフレーズの繰り返しが有効です。

英文フレーズ	和訳
Could we reschedule our meeting to next Tuesday at 3 p.m.?	ミーティングを来週火曜15時に再設定できますか。
I’d like to request an additional five samples for testing.	テスト用に追加で5つサンプルを依頼したいです。
Could you confirm the shipping cost while we’re on the line?	この電話中に送料を確認していただけますか。
I’m calling to follow up on the quotation sent last week.	先週送付した見積書のフォローアップでお電話しました。
May I ask you to escalate this issue to your tech team?	この問題を技術チームへエスカレーションしていただけますか。

会議で自分の要望を明確に述べる

複数の利害関係者がいる会議では、具体的な数字と根拠を添えて要望を示すと納得を得やすくなります。

英文フレーズ	和訳
I propose that we increase the budget by 15 % to secure quality vendors.	品質の高いベンダー確保のため、予算を15％増額することを提案します。
Could we extend the timeline by one week to complete user testing?	ユーザーテスト完了のため、スケジュールを1週間延長できませんか。
I’d like to request dedicated support from the IT team during rollout.	導入期間中、ITチームの専任サポートを要望します。
May I ask you to share the draft report before the next meeting?	次回会議前に報告書ドラフトを共有いただけますか。
Let’s clarify the deliverable scope to avoid future misunderstandings.	将来的な誤解を防ぐため、成果物の範囲を明確にしましょう。

チャットでカジュアルにお願いする

チャットはスピード重視。簡潔さと絵文字・敬語バランスがポイントです。

英文フレーズ	和訳
Could you send me the slide deck when you’re free?	手が空いたらスライド資料を送ってもらえる？
Mind pushing the deadline to EOD tomorrow?	締切を明日終業までに延ばしてもらえる？
Any chance you can jump on a quick call?	短い電話に出られる？
Can you add me to the repo?	リポジトリに追加してくれる？
Please remind me if I forget.	忘れてたらリマインドしてほしい

フォーマル文書で公式に申請する

稟議書や契約書などの公式文書では、定型表現＋根拠資料が信頼感を生みます。

英文フレーズ	和訳
We hereby request approval for the attached project plan.	添付のプロジェクト計画について承認を申請いたします。
Please find enclosed the application for budget increase.	予算増額申請書を同封しておりますのでご査収ください。
This letter serves to formally request a contract renewal for another year.	本書をもって契約1年更新を正式にご依頼申し上げます。
Kindly authorize access to the financial database for audit purposes.	監査目的で財務データベースへのアクセス許可を賜りたく存じます。
We seek your written consent to amend Clause 5 of the agreement.	契約書第5条の改定について、書面承諾をお願い申し上げます。

シチュエーション別 要望フレーズ＆テンプレート

業務で発生する要望は、「いつ・何を・どうしてほしいか」を具体的に示すと相手が動きやすくなります。

以下では代表的な6つの場面を取り上げ、すぐに使える英文テンプレートを和訳付きでまとめました。

スケジュール調整の要望

タイトな工程でも、相手の負担を最小限にしつつ変更点を明確に示すと合意が得やすくなります。

英文フレーズ	日本語訳
Could we move our meeting to next Wednesday at 10 a.m.?	来週水曜10時にミーティングを変更できますか。
Would it be possible to extend the deadline by two business days?	締切を営業日で2日延長していただけますでしょうか。
I’d like to propose pushing the delivery date back to May 20.	納品日を5月20日へ後ろ倒しすることを提案いたします。
Please let me know if you can adjust the timeline to fit our client’s review cycle.	クライアントの確認サイクルに合わせてスケジュール調整が可能かご連絡ください。
Could you confirm whether we can start the rollout one week earlier?	2週間前倒しで導入開始できるかご確認いただけますか。
If needed, we are open to splitting the delivery into two phases.	必要であれば2段階納品にも柔軟に対応いたします。

資料・情報共有の要望

資料は“いつまでに・どの形式で”を伝えると相手の作業がスムーズです。

英文フレーズ	日本語訳
Could you please share the latest slide deck by tomorrow noon?	明日正午までに最新版のスライド資料をご共有いただけますか。
May I ask you to upload the report to the shared drive?	そのレポートを共有ドライブにアップロードしていただけますでしょうか。
It would be helpful if you could provide the raw data in CSV format.	CSV形式の生データをご提供いただけると助かります。
Please let us know if you can circulate the meeting minutes to all attendees.	議事録を全参加者へ回覧していただけますか。
Could you attach the budget breakdown to your next email?	次回のメールに予算内訳を添付していただけますでしょうか。
For transparency, kindly grant view access to the dashboard.	ご透明性のため、ダッシュボードへの閲覧権限付与をお願いいたします。

プロジェクト関連の要望

承認・権限は“目的”と“影響範囲”を添えると迅速に処理されやすくなります。

英文フレーズ	日本語訳
We kindly request your approval of the attached project plan.	添付のプロジェクト計画のご承認をお願いいたします。
Could you create user accounts for the new team members?	新メンバー用のユーザーアカウント作成をお願いできますか。
Please grant edit rights to the repository so we can commit code.	コードをコミットできるようリポジトリの編集権限を付与してください。
May I ask you to sign off on Milestone 2 by Friday?	金曜までにマイルストーン2の承認をいただけますでしょうか。
Could you confirm whether we can allocate an additional developer to this task?	本タスクに開発者を1名追加配置できるかご確認ください。
We would appreciate it if you could escalate this issue to the steering committee.	当件を運営委員会へ挙げていただけますと幸いです。

サポート＆トラブル対応の要望

サポートやトラブル対応については問題点を具体的に示し、期日と期待する対応をセットで丁寧に伝えるのが鉄則です。

英文フレーズ	日本語訳
Could you investigate the login error affecting all users?	全ユーザーに影響しているログインエラーの調査をお願いします。
We need urgent assistance to restore service by 5 p.m. today.	本日17時までのサービス復旧に向けた緊急サポートをお願いします。
Please issue a refund for invoice #12345 at your earliest convenience.	請求書#12345の返金手続きを至急お願いいたします。
Could you cancel the shipment and confirm once done?	出荷のキャンセルを行い、完了後にご連絡いただけますか。
I’d appreciate it if you could apply the latest security patch tonight.	今夜最新のセキュリティパッチを適用していただけると助かります。
Please let us know when the bug fix will be deployed to production.	本番環境へのバグ修正反映時期をご教示ください。

予算・条件に関する要望

予算・条件に関する要望については、金額・根拠・期限を明示し、双方の合意点を早期に探るのがポイントです。

英文フレーズ	日本語訳
Could you provide a detailed cost estimate by May 10?	5月10日までに詳細なお見積りをご提示いただけますか。
We would like to request a budget increase of ¥500,000 for Phase 2.	フェーズ２に向け50万円の予算追加を要望いたします。
Is there room to negotiate a 5 % discount for annual payment?	年間一括払いで5％割引の交渉余地はありますか。
Kindly send over the draft contract for our legal review.	法務レビュー用に契約書ドラフトをご送付ください。
Please let me know if we can adjust the payment terms to 60 days.	支払条件を60日サイトへ変更可能かお知らせください。
We propose to switch to a usage-based pricing model starting Q3.	第３四半期から従量課金モデルへ切り替えを提案いたします。

人事・勤怠関連の要望

人事・勤怠関連の要望には社内規定を踏まえ、理由と日程を具体的に明示すると承認がスムーズです。

英文フレーズ	日本語訳
I would like to request paid leave from June 3 to June 7.	6月3日〜7日の有給休暇を申請いたします。
Could you approve my business trip to Singapore next month?	来月シンガポールへの出張許可をいただけますか。
Please find attached the expense report for April.	4月分の経費精算書を添付いたしました。
May I enroll in the leadership training program starting in July?	7月開始のリーダーシップ研修への参加を希望いたします。
Could you update my working hours to 9 a.m.–6 p.m. in the HR system?	人事システム上の勤務時間を9時–18時へ更新していただけますか。
Please let me know the procedure to apply for remote work two days a week.	週2日のリモート勤務申請手続きについてご教示ください。

改善提案＆コンサル的要望

改善の提案や要望は現状の課題と期待効果を示し、具体策へのフィードバックを求めると合意形成が進みます。

英文フレーズ	日本語訳
We suggest adding a dark-mode option to enhance UX for night-time users.	夜間利用者のUX向上のため、ダークモード機能追加を提案します。
Could you review our draft security policy and provide feedback?	セキュリティポリシー案のレビューとご意見をお願いいたします。
I’d like to request a professional translation of the attached manual.	添付マニュアルの専門翻訳を依頼いたします。
Please let us know if you can arrange an interpreter for the client visit.	クライアント来訪時の通訳手配が可能かお知らせください。
Could you advise on the best approach to improve page load speed?	ページ表示速度改善に最適なアプローチをご教示いただけますか。
We would appreciate it if you could conduct a UX audit and share your insights.	UX監査の実施とインサイトの共有をお願いできますでしょうか。

要望を成功に導く3つのポイント

限られた時間で成果を出すには、相手の立場に立ちながらも誤解を許さない表現が不可欠です。

以下32つのポイントを押さえれば、要望が「聞き流されるメール」から「すぐ動いてもらえる依頼」へと変わります。

①相手への配慮と明確性を両立させる

配慮だけに偏ると曖昧さが残り、明確さだけを追うと高圧的に響く両者のバランスが信頼感を決めます。

まず “I understand you’re busy, but could you 〜” のように相手の事情を尊重し、その後 “by noon on May 8” と具体的な期限を示します。

締めは “Thank you for your time and assistance.” を添えて感謝を表現。これにより「急かされている」感覚を和らげつつ、必要情報は漏らさない依頼文になります。

②簡潔かつ具体的な表現を使う

英語では一文一意が鉄則です。

冗長な前置きは削り “Could you provide the Q2 sales data?” のように5W1Hの核心だけを示しましょう。さらに “in Excel format” や “no later than 3 p.m.” を加えるとタスクが一目瞭然です。

逆に “I was just wondering if it might be possible for you to perhaps send over…” のような迂遠表現はなんらかの事情がない限りは避けるようにしましょう。受け取り手に読む負担をかけてしまうため、1行で要望→1行で条件。といったようにすぐに核心に触れる、メールの方が歓迎されやすいです。

③リスニング力で相手の反応を正確に把握

会議や電話では、要望を提示した直後の “Sure, but…” “I’m not certain…” などの小さな返答が成否を分けます。

聞き漏らすと「合意したつもり」がトラブルに直結してしまうことも。

パラフレーズで確認する “So just to confirm, you can deliver by Friday, correct?”（念のため確認ですが、金曜納品で合っていますか）を即座に返せる耳と口が求められます。ここで重要なのが瞬時に音を捉えるリスニング力です。

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まとめ｜配慮と明確さで要望を叶えよう

要望を成功させる鍵は、①相手への配慮と明確性を両立し、②簡潔で具体的な言葉を選び、③リスニング力で相手の合意サインを逃さないことです。

本記事を実践すれば、メール・電話・会議の全場面で「動いてもらえる英語」が身につきます。さらにシャドテンでシャドーイングを習慣化すれば、聞き取りのストレスが減り、要望交渉も一段とスムーズになるでしょう。

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