英語で作るビジネス見積書：海外取引を広げる必須ポイント徹底解説

「海外のクライアントから英語で見積書を送ってほしいと言われたけれど、正しく書けるか不安……」そんな思いを抱えているビジネスマンは多いのではないでしょうか。

実は、英語の見積書には日本語の見積書とは異なるフォーマットや言い回し、ビジネス習慣があります。ちょっとした違いを知らないまま提出すると、取引先からの信頼を損ねたり、細かな条件が伝わらずトラブルになったりするリスクも。

本記事では、ビジネスの現場で役立つ英語見積書の基本構成や適切な表現、メール送付時のポイントなどを幅広く解説します。

読了後には、海外相手でも堂々と「これがうちの見積書です」と言えるようになり、さらにビジネス英語力をアップさせたい方に向けて、効率的な学習法もご紹介します。ぜひ最後までお読みいただき、世界を舞台にした取引の第一歩を踏み出してください！

なぜ「英語の見積書」が必要なのか

海外取引とビジネスチャンスの拡大

日本国内だけでなく、海外企業との取引の機会が増えれば、それだけ売上や事業領域が広がる可能性が高まります。実際、日本貿易振興機構（JETRO）でも海外市場に参入する中小企業を支援しており、成功事例が多数紹介されています。

英語の見積書は、そうしたグローバルビジネスの入口であり、取引先の信頼を得るための重要な書類です。

正確かつ誠実な印象を与えるために

見積書は「価格」や「条件」など、お金に関わる大切な情報を提示するものです。

取引相手に伝わりづらい英語や曖昧な単語が並んでいると、「この会社は本当に大丈夫なのだろうか？」という不安を抱かせてしまいます。

誤解を避けるためにも、しっかりとした英文で見積書を作成することは、企業イメージやブランド力の向上につながる重要なステップです。

英語の見積書の基本構成とフォーマット

必須項目のチェックリスト

英語の見積書でも基本的な構成は日本語の見積書と似ていますが、相手の文化やビジネス慣習を踏まえて必要な情報を整理することが大切です。以下の項目を押さえておきましょう。

海外のビジネス慣習を踏まえたフォーマット例

日本の見積書では「見積書」と大きくタイトルをつけることが多いですが、英語ではシンプルに“Quotation”や“Estimate”と書くだけの場合があります。

また、いわゆる「捺印」を求められる文化ではない国も多いため、署名欄を設ける場合は必要に応じて記載しましょう。

海外ではPDFファイルやクラウド上での共有が主流となっており、Microsoft Officeのテンプレートなどを利用することも一般的です。視覚的に見やすいフォーマットを使うことで、相手の理解度も上がるでしょう。

覚えておきたいビジネス英語表現・専門用語

基本のフレーズ

英語の見積書でよく使われる定型表現や専門用語を把握しておくと、スムーズに作成できるだけでなく、読み手に安心感を与えられます。

これらはごく基本的な単語ですが、使い方を間違えると誤解を招く場合もあります。例文を参照しながら使い慣れておきましょう。

取引相手への配慮が感じられるひと工夫

英語圏のビジネスパーソンは、丁寧な表現や親しみやすいトーンを使うと好印象を抱くことが多いです。

たとえば「We would appreciate your confirmation～」や「If you have any questions or concerns, please feel free to let us know.」など、相手を思いやる定型文を添えるだけで、信頼感がアップします。

ネイティブが使う自然な言い回しと注意点

「丁寧すぎ」は逆に不自然？

日本語では敬語を多用する文化があり、英語でも“Could you please…”を重ねてしまうケースが見受けられます。

しかし、過度に丁寧な表現ばかりだと、かえって不自然な印象を与えることがあります。ビジネスでは礼儀正しく、かつ簡潔に伝えることを心がけましょう。

国・文化に配慮したトーンの調整

同じ英語圏でもアメリカ、イギリス、オーストラリアなど、地域によって微妙に表現の好みや文化が異なります。

たとえば、契約や交渉事に関してはアメリカの方が直接的な言い方を好む傾向があるとも言われます。ただし、これはあくまで一般論であり、実際のビジネスでは個人や企業文化にも左右されます。

取引先の国や担当者の性格を踏まえ、トーンを調整するとさらに効果的です。

注意したい語句やスペルミス

海外の相手にとって、スペルミスは「プロ意識の欠如」とみなされやすい点にも気を配りましょう。

特に「Quotation」と「Quite (静か)」を間違えてしまうなどの初歩的なミスは要注意です。必ず最終的に校正ツールを使うか、英語が堪能なスタッフにチェックしてもらうのがおすすめです。

見積書と一緒に送るメールの文面例

英語の見積書を送付する際、メールの本文も相手に大きな印象を与えます。以下に簡単な文例を挙げてみましょう。

Subject: Quotation for [Project/Item Name]
件名： [Project/Item Name] に関するお見積り

Dear [Name],
[Name] 様

Thank you for your inquiry regarding the [Project/Item Name].
[Project/Item Name] に関するお問い合わせをいただき、ありがとうございます。

Please find attached our quotation for your review.
ご確認いただくため、お見積書を添付いたしましたのでご覧ください。

If you have any questions or need further information, feel free to let us know.
ご不明な点や追加で必要な情報がございましたら、お気軽にお知らせください。

We look forward to working with you.
今後ともよろしくお願いいたします。

Best regards,
敬具、

[Your Name]
[Title / Department]
[Company Name]
[Your Name]
[役職 / 部署名]
[会社名]

このように、「感謝 → 見積書の添付 → 質問があれば連絡を → 結び」という流れを簡潔にまとめるとよいでしょう。敬称や文面のトーンは、相手との関係性や企業文化を踏まえつつ調整してください。

見積書送付後のフォローアップ方法

フォローアップのタイミング

海外のビジネスではレスポンスが迅速な場合もあれば、数日単位で返信が遅れる場合もあります。

「送ったきりで終わってしまった……」とならないよう、状況を見極めながらフォローアップのメールを送ることが大切です。

目安として、3営業日ほど待って返信がない場合には、一度「ご覧になれましたか？」と尋ねるのが良いでしょう。

フォローアップの文例

Subject: Follow-up on the Quotation for [Project/Item Name]
件名： [Project/Item Name] に関するお見積りのご確認

Dear [Name],
[Name] 様

I hope you have had a chance to review the quotation we sent on [Date].
[Date]にお送りしたお見積りをご確認いただけましたでしょうか。

Please let us know if you need any additional information or if there are any updates regarding your decision.
ご検討にあたり、追加の情報が必要な場合やご決定に関する変更などがございましたら、お知らせください。

We look forward to hearing from you soon.
ご連絡をお待ちしております。

Kind regards,
敬具、

[Your Name]
[あなたのお名前]

このように、先方を急かしすぎないトーンを心がけながら、返答を待っていることを明確に伝えましょう。

既存の英語見積書を修正・流用する際のヒント

テンプレートをカスタマイズするポイント

英語の見積書テンプレートは、WordやExcel、オンラインツールで豊富に公開されています。それらを活用する際は、自社の業務内容や取引先のニーズに合わせてカスタマイズしてください。

ファイル管理のコツ

すでに送付済みの見積書を再利用する場合は、日付・金額・担当者などの差し替え漏れに注意が必要です。

バージョン管理を徹底し、ファイル名にもバージョン番号や日付を含めておくと混乱を防ぎやすくなります。

英語の見積書作成を効率化するサービス・ツール

英語力にまだ自信がない方や、短時間で完成度の高い見積書を作りたい場合、オンラインの翻訳ツールや自動チェックツール、あるいはクラウドでのテンプレートサービスを活用するのも一つの手です。

ただし、機械翻訳だけに頼るとビジネス文書としては不自然な表現になることもあるため、最終的な校正は必須といえます。

また、最近は「英語力を根本から強化するサービス」も注目されています。英語そのものを総合的にブラッシュアップすれば、見積書の作成だけでなく、海外とのメールや電話会議、契約書の確認など、あらゆる場面で役立つでしょう。

まとめ：英語見積書をスムーズに作成し、ビジネスを拡大しよう

英語の見積書は、日本語の見積書とは違った表現や慣習を理解したうえで作成する必要があります。

基本構成や必要項目を押さえ、適切なビジネス英語表現を使いこなせれば、海外取引におけるコミュニケーションを大幅にスムーズにすることができるでしょう。

さらに、送付時のメール文面やフォローアップのタイミングなどのポイントを意識することで、取引相手からの信頼度もアップします。ぜひ本記事の内容を活かして、次回の海外取引に向けた英語見積書を自信をもって作成してみてください。

シャドテンで英語力を磨いて自信あるビジネスを

最後に、「海外の相手と対等にやり取りできる英語力を身につけたい」と考えている方へおすすめしたいのがシャドテンです。

シャドテンはシャドーイング特化型の英語学習アプリで、プロが英語特有の音声変化を中心に毎日添削してくれるため、実践的なリスニング力と発音が身に付きます。教材も豊富で、AB再生やスピード調整などの機能が充実しているので、忙しいビジネスマンでも効率よく学習を継続しやすいのが魅力です。

「英語をもっと使いこなしたいけれど、どこから始めればいいかわからない」という方は、まずシャドーイングでリスニングと発話の基礎を強化し、プロの添削で正しい英語の音や表現を習得してみてはいかがでしょうか。

英語見積書の表現力はもちろん、海外クライアントとのメールやプレゼンの際にも心強い武器となるはずです。興味を持った方は、ぜひ一度シャドテンを試してみてください！

また、当社公式LINEの「友だち追加」をしてアンケートにお答えいただくと「リスニング力向上に役立つWeb book」が受け取れます。 リスニングに役立つ情報もLINEで配信していますので、ぜひこの機会にご登録ください。